E-Mail-Zustellung verbessern: SPF, DKIM & DMARC – einfach erklärt für Unternehmen in Koblenz–Bonn

Viele Firmen berichten dasselbe: Angebote landen im Spam, Rückmeldungen bleiben aus. Oft liegt es daran, dass der Absender technisch nicht eindeutig bestätigt ist. In diesem Leitfaden erklären wir ohne Technik‑Sprech, wie Sie mit SPF, DKIM und DMARC Ihre Zustellung spürbar verbessern – im Raum Koblenz, Neuwied, Bonn, Linz am Rhein, Bad Honnef und im Westerwald.

Kurz erklärt in einem Satz

SPF legt fest, welche Versender in Ihrem Namen E‑Mails schicken dürfen; DKIM verpasst jeder Mail eine überprüfbare „digitale Unterschrift“; DMARC sagt den Empfängern, wie sie mit nicht eindeutig geprüften Mails umgehen sollen.

Warum E‑Mails im Spam landen

Viele Postfächer konzentrieren sich auf klare Absender‑Signale. Wenn Ihr Newsletter‑Tool, der Scanner im Büro oder ein Onlineshop Mails „im Namen Ihrer Domain“ verschicken, aber nicht offiziell freigegeben sind oder keine gültige „Unterschrift“ setzen, wirken diese Nachrichten verdächtig. Kommen dann noch seltene Antworten, gelöschte Mails oder Beschwerden hinzu, sinkt die Absender‑Reputation. Die gute Nachricht: Mit wenigen, sauber gesetzten Einträgen stellen wir diese Signale klar und stabil ein.

Die drei Bausteine ohne Fachchinesisch

SPF – Wer darf für Ihre Domain senden? Wir tragen zentral ein, welche Systeme in Ihrem Namen versenden dürfen (z. B. Microsoft 365, Google, Newsletter‑Dienst, Scanner, Shop). So erkennt der Empfänger sofort: Diese Absender sind freigegeben.

DKIM – Die fälschungssichere Unterschrift. Wir aktivieren die Signatur direkt in den verwendeten Mailsystemen. Jede Mail trägt damit eine überprüfbare Unterschrift, die Vertrauen schafft und Zustellung verbessert.

DMARC – Die Spielregeln für Empfänger. Wir starten zunächst beobachtend, sehen in Berichten, wer wirklich für Sie sendet, räumen auf und stellen die Regeln anschließend gezielt strenger – erst „beobachten“, dann „in den Spam“, am Ende „ablehnen“ für Fälschungen.

So läuft die Umsetzung – Sie müssen nichts vorbereiten

Wir übernehmen alles per Fernzugriff oder Vor‑Ort‑Termin. Zuerst erfassen wir einmalig alle Systeme, die E‑Mails in Ihrem Namen verschicken. Anschließend richten wir die notwendigen Einträge in der Domain‑Verwaltung ein, schalten die Signaturen in den Mailsystemen frei und senden Testmails an große Postfächer wie GMX/Web.de, T‑Online, Outlook.com und Gmail. Nach kurzer Beobachtungsphase prüfen wir die Berichte, entfernen überflüssige Versender und ziehen die Regeln so weit an, bis echte Nachrichten zuverlässig ankommen und Fälschungen aussortiert werden. Für Ihr Team erstellen wir eine kurze Übergabe‑Notiz mit den wichtigsten Punkten – ohne technische Details.

Typische Stolpersteine, die wir für Sie erledigen

In der Praxis finden wir häufig mehrere verstreute Freigaben, vergessene Drittanbieter oder zu früh zu streng eingestellte Regeln. Manchmal senden Scanner oder ERP‑Systeme an den offiziellen Einstellungen vorbei; gelegentlich brauchen Subdomains wie shop.ihr‑unternehmen.de eigene Einträge. Das alles ordnen und bereinigen wir – übersichtlich, dokumentiert und mit klaren Zustelltests.

Schnelltermin anfragen

Rufen Sie uns an unter 02635 9247605 oder schreiben Sie an info@itservicewagner.de. Wir melden uns in der Regel am selben Werktag zurück. Termine sind im Raum Koblenz, Neuwied, Linz am Rhein, Bad Honnef, Bonn und im Westerwald häufig innerhalb von 48 Stunden möglich – Remote‑Unterstützung oft noch schneller.

Kontakt: IT Service Wagner · Im Lampental 5, 56598 Rheinbrohl
Telefon: 02635 9247605 · E‑Mail: info@itservicewagner.de