IT-Notfallplan erstellen: Vorlage für Ihr Unternehmen

Warum der Plan vor dem Ausfall entstehen muss

Wenn morgens der Server nicht startet oder auf den Bildschirmen eine Lösegeldforderung steht, fehlen genau die Informationen, die man jetzt bräuchte. Wer ist für die IT zuständig, und wie erreicht man ihn am Samstag? Wo liegt die letzte Sicherung? Welches Programm muss zuerst wieder laufen, damit Aufträge rausgehen? Ein IT-Notfallplan beantwortet diese Fragen, solange alle noch einen klaren Kopf haben.

Dass das in vielen Unternehmen fehlt, zeigt die Digitalisierungsumfrage 2026 der DIHK. Danach hat nur knapp ein Drittel der befragten Unternehmen einen Notfallplan, geübt wird er noch seltener.

Was das BSI empfiehlt

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt das Notfallmanagement ausführlich im BSI-Standard 200-4. Der Standard ist für Konzerne geschrieben, enthält aber seit der Fassung von 2023 einen gestuften Einstieg, mit dem auch kleinere Organisationen beginnen können. Für den Arbeitsalltag ist eine zweite Veröffentlichung praktischer, nämlich die IT-Notfallkarte „Verhalten bei IT-Notfällen“. Sie funktioniert wie der Aushang für den Brandfall und sagt jedem Mitarbeiter, wen er anruft und was er sofort tut. Die Karte gibt es beim BSI kostenlos zum Ausfüllen.

Karte und Notfallplan ergänzen sich. Die Karte hängt an der Wand, der Plan liegt bei den Verantwortlichen.

Vorlage für Ihren IT-Notfallplan

Diese Gliederung reicht für die meisten Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung. Arbeiten Sie die Punkte der Reihe nach ab und füllen Sie nur aus, was es bei Ihnen gibt.

1. Notfallkontakte: Geschäftsführung, interne IT-Person oder Vertretung, IT-Dienstleister mit Notdienstnummer, Internetanbieter, Telefonanbieter, Cyberversicherung mit Schadennummer, Datenschutzbeauftragter. Immer mit Mobilnummer und Erreichbarkeit am Wochenende.
2. Meldeweg im Team: Wer meldet einen Verdacht an wen, und was tut der Mitarbeiter bis dahin? Beim Verdacht auf einen Angriff gilt zum Beispiel Netzwerkkabel ziehen und den Rechner nicht ausschalten.
3. Systemliste mit Priorität: Server, Warenwirtschaft, E-Mail, Telefonie, Internetanschluss, Maschinen mit Netzwerkanbindung. Zu jedem System eine Zeile, wie lange der Betrieb ohne es auskommt.
4. Wiederanlauf-Reihenfolge: Welches System kommt zuerst zurück, welches danach? Meist sind es Netzwerk und Internet, dann der Server mit den Anmeldediensten, dann die Fachanwendung.
5. Zugänge: Wo liegen Administrator-Kennwörter, Router-Zugang, Microsoft-365-Konto der Firma und Lizenzschlüssel? Ein versiegelter Umschlag im Tresor oder ein Kennwort-Tresor mit Notfallzugriff.
6. Datensicherung und Wiederherstellung: Wo liegen die Sicherungen, wie alt ist die letzte, wer kann sie zurückspielen, und wann wurde das zuletzt getestet?
7. Kommunikation: Wer informiert Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter, und über welchen Weg, wenn E-Mail und Telefonanlage ausgefallen sind? Bei einem Datenschutzvorfall läuft die Meldefrist an die Aufsichtsbehörde von 72 Stunden ab Kenntnis.
8. Ersatzbetrieb: Was geht auf Papier weiter, welche Aufträge haben Vorrang, wer darf Ersatzgeräte bestellen?
9. Dokumentation und Nachbereitung: Wer schreibt mit, was wann passiert ist? Nach dem Vorfall gehören Ursache, Schaden und Verbesserungen in den Plan zurück.

An einem Nachmittag zur ersten Fassung

Die meisten Punkte kennt die Geschäftsführung, sie standen nur nie an einem Ort. Nehmen Sie sich zwei Stunden mit der Person, die heute die IT betreut, und füllen Sie die Vorlage gemeinsam aus. Lücken markieren Sie offen, statt zu raten. Typische Lücken sind ein unbekanntes Router-Kennwort oder eine Sicherung, deren Wiederherstellung noch nie jemand ausprobiert hat. Wie Sie dort nachbessern, steht im Ratgeber zum Backup-Konzept für Unternehmen.

Danach empfiehlt sich einmal im Jahr eine kurze Übung. Spielen Sie ein Szenario durch, etwa „Server startet nicht“, und prüfen Sie, ob die Telefonnummern stimmen und die Reihenfolge trägt.

Wenn wir Ihre IT betreuen

In der IT-Betreuung halten wir Systemliste, Netzwerkplan und Konfiguration laufend aktuell. Diese Dokumentation gehört Ihrem Unternehmen. Für akute Ausfälle erreichen Sie unseren IT-Notdienst rund um die Uhr, bei Urlaub und Krankheit ist die Vertretung geregelt. Fragt Ihr Versicherer nach dem Plan, hilft der Überblick über die Anforderungen der Cyberversicherung.