Backup-Konzept für Unternehmen: Was eine Sicherung im Betrieb leisten muss

Vier Fragen, die jedes Backup-Konzept beantwortet

Ein Backup-Konzept muss kein dickes Dokument sein. Es beantwortet vier Fragen, und zwar schriftlich:

• Was wird gesichert? Server, Datenbanken der Fachanwendung, Dateiablagen, E-Mail, Microsoft 365, Konfigurationen von Firewall und Telefonanlage.
• Wie viel Datenverlust ist verkraftbar? Fachleute nennen das RPO. Wird einmal nachts gesichert, sind im schlimmsten Fall die Eingaben eines ganzen Arbeitstages weg. Für eine Buchhaltung ist das vertretbar, für eine Auftragsannahme oft nicht.
• Wie schnell muss es wieder laufen? Das ist die RTO. Eine Sicherung, die zwei Tage zum Zurückspielen braucht, hilft einem Unternehmen wenig, das nach vier Stunden Stillstand Lieferungen verschiebt.
• Wer ist zuständig? Wer prüft die Meldungen, wer spielt zurück, wer vertritt im Urlaub?

Erst wenn diese Antworten stehen, lohnt die Frage nach der passenden Software und Hardware.

Drei Kopien, zwei Medien, eine außer Reichweite

Grundgerüst fast jedes Konzepts ist die 3-2-1-Backup-Regel: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien, eine davon außer Haus. Heute wird die Regel oft um zwei Stellen erweitert. Eine Kopie liegt offline oder ist unveränderlich gespeichert, sodass auch ein Angreifer mit Administratorrechten sie nicht löschen kann. Und die Wiederherstellung endet mit null Fehlern, was nur ein Test belegt.

Der Grund für die Offline-Kopie ist praktisch. Erpressungssoftware sucht gezielt nach erreichbaren Sicherungen und verschlüsselt sie mit. Ein NAS im Büronetz, das als Laufwerk verbunden ist, hilft dann nicht mehr. Wie eine NAS-Lösung im Unternehmen sinnvoll eingebunden wird, zeigt der Vergleich NAS-Backup mit Synology oder QNAP.

Microsoft 365 gehört ins Konzept

Viele Unternehmen haben E-Mail, Kalender und Dateien in den letzten Jahren nach Microsoft 365 verlagert und das Backup-Konzept nicht angepasst. Microsoft betreibt den Dienst zuverlässig, sichert aber Ihre Inhalte nicht gegen versehentliches Löschen, gegen einen gekaperten Account oder gegen einen Mitarbeiter, der beim Ausscheiden Daten entfernt. Gelöschte Elemente liegen nur für begrenzte Zeit im Papierkorb. Microsoft empfiehlt im Servicevertrag selbst, Inhalte regelmäßig zu sichern. Eine eigene Sicherung von Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams schließt diese Lücke.

Ohne Wiederherstellungstest ist die Sicherung eine Annahme

Laut der DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026 machen 88 Prozent der befragten Unternehmen Backups, aber nur 35 Prozent testen, ob sie sich zurückspielen lassen. Die Lücke zeigt sich erst im Ernstfall. Die Sicherung lief seit Monaten mit Fehlermeldung, sie enthielt die neue Datenbank nicht oder das Zurückspielen dauert dreimal so lange wie gedacht.

Ein Wiederherstellungstest spielt ein System oder eine Auswahl an Daten in eine abgeschottete Umgebung zurück und prüft, ob alles startet und vollständig ist. Das Ergebnis wird protokolliert, mit Datum, Dauer und Befund. Dieses Protokoll ist auch das, was Cyberversicherer zunehmend sehen wollen, mehr dazu unter Anforderungen der Cyberversicherung an die IT.

So setzen wir das Konzept um

In der Datensicherung richten wir die Sicherung nach diesen Punkten ein, mit Offline- oder unveränderlicher Kopie und Microsoft 365. In der IT-Betreuung überwachen wir die Sicherungsläufe, fehlgeschlagene Sicherungen fallen dadurch auf, bevor sie gebraucht werden. Einen dokumentierten Wiederherstellungstest buchen Sie als Zusatzleistung dazu, abgerechnet nach Zeit. Wie die Sicherung in den Ablauf bei einem Ausfall eingebettet wird, beschreibt der Ratgeber zum IT-Notfallplan.