Outlook synchronisiert nicht? So finden Sie die Ursache

Die Kollegin hat die Mail bekommen, Sie nicht. Im Handy steht sie schon, im Outlook am Rechner nicht. Solche Fälle wirken beunruhigend, sind aber fast immer harmlos, denn die Nachrichten liegen auf dem Server und warten. Es geht nur darum, herauszufinden, warum Outlook sie nicht abholt.

Welches Outlook läuft bei Ihnen

Microsoft liefert weiterhin zwei Programme unter demselben Namen aus. Das klassische Outlook kommt aus Office beziehungsweise Microsoft 365 und hat die breite Menüleiste mit Registerkarten. Das neue Outlook ist auf Windows 11 vorinstalliert und deutlich schlichter aufgebaut.

Die folgenden Schritte gelten für das klassische Outlook. Im neuen Outlook helfen bei Abgleichproblemen meist das Entfernen und erneute Hinzufügen des Kontos in den Einstellungen. Startet Outlook gar nicht erst, ist der Ratgeber Outlook startet nicht der richtige.

Die Statusleiste unten sagt es Ihnen

Ganz unten im Outlook-Fenster steht der Verbindungszustand. Microsoft nennt dort vier Fälle, und drei davon erklären das Problem sofort:

• Verbunden. Alles in Ordnung, die Ursache liegt woanders.
• Offline arbeiten. Jemand hat den Schalter umgelegt, oft versehentlich. Gehen Sie auf die Registerkarte Senden/Empfangen und klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Offline arbeiten, bis unten wieder Verbunden steht.
• Getrennt. Outlook erreicht den Mailserver nicht. Prüfen Sie zuerst, ob der Browser normal Seiten lädt.
• Verbindungsversuch. Bleibt es dabei, ist die Verbindung instabil oder etwas blockiert sie, häufig eine Sicherheitssoftware.

Danach lohnt ein manueller Abgleich über Senden/Empfangen und die Schaltfläche Alle Ordner senden/empfangen.

Der Webmail-Test trennt Client von Server

Melden Sie sich im Browser bei Ihrem Postfach an. Der Test dauert eine Minute und halbiert die Suche:

Kommen im Webmail neue Nachrichten an, arbeitet der Server einwandfrei und das Problem sitzt im Programm auf Ihrem Rechner. Fehlen die Mails auch dort, geht es um das Konto, die Weiterleitung oder eine Regel, und der Rechner ist unschuldig.

Ein volles Postfach nimmt nichts mehr an

Ist der Speicher des Postfachs erschöpft, stoppt der Abgleich. Die Betroffenen merken das oft daran, dass gesendete Mails im Postausgang hängen bleiben. Große Anhänge in gesendeten Elementen und ein über Jahre gewachsener Papierkorb sind die üblichen Kandidaten.

Wer regelmäßig große Dateien verschickt, verlagert das besser auf einen Freigabelink, statt sie durch die Postfächer aller Beteiligten zu schieben.

Wenn im Betrieb mehrere Postfächer stehen

Trifft es mehrere Arbeitsplätze gleichzeitig, hilft der Blick auf den einzelnen Rechner nicht weiter. Dann geht es um den Mandanten dahinter, also um Lizenzen, Kennwortrichtlinien oder eine geänderte Regel im Mailserver. Wie wir Postfächer, Lizenzen und Freigaben laufend betreuen, steht unter Microsoft 365.

Klemmt gleichzeitig der Dateiabgleich, hängen beide Probleme oft am selben Konto. Die Prüfschritte dafür stehen unter OneDrive synchronisiert nicht.