IT-Dienstleister wechseln: So läuft die Übergabe ohne Datenverlust

Wann Unternehmen den IT-Dienstleister wechseln

Meist hört der bisherige Betreuer auf, weil er in Rente geht, den Betrieb aufgibt oder bei wachsender Kundenzahl nicht mehr hinterherkommt. Oder die Zusammenarbeit trägt nicht mehr, weil Rückrufe ausbleiben, Störungen wiederkehren oder niemand erklären kann, was eigentlich wo läuft. Das Bundeswirtschaftsministerium beschreibt in einer Studie zur Digitalisierung im Mittelstand, dass kleine Unternehmen ihre IT-Betreuung oft erst dann hinterfragen, wenn ihr Dienstleister auszuscheiden droht.

Gleich ist in beiden Fällen die Sorge, beim Wechsel Daten oder Zugänge zu verlieren. Mit der richtigen Reihenfolge lässt sich das vermeiden.

Den Vertrag vor der Kündigung prüfen

Schauen Sie in den bestehenden Vertrag, bevor Sie das Gespräch suchen:

• Kündigungsfrist und Laufzeit: Viele Wartungsverträge verlängern sich automatisch um ein Jahr, wenn die Frist verpasst wird.
• Regelung zur Übergabe: Steht etwas zur Herausgabe von Zugangsdaten und Dokumentation bei Vertragsende?
• Eigentum an Geräten und Lizenzen: Sind Firewall, Server oder Software-Lizenzen gekauft, gemietet oder auf den Dienstleister registriert?

Zugänge sichern, bevor Sie kündigen

Dieser Schritt ist der wichtigste, und er gehört vor die Kündigung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen selbst Zugriff hat auf:

• Administrator-Konten von Server, Rechnern und Microsoft 365, mit einem Konto, das auf die Geschäftsführung läuft
• Domain und E-Mail: Wer ist Inhaber der Firmendomain beim Anbieter?
• Router, Firewall und WLAN mit den aktuellen Kennwörtern
• Hersteller- und Lizenzportale, etwa für Virenschutz, Datensicherung oder Fachsoftware
• Fernwartungs- und Überwachungswerkzeuge des bisherigen Betreuers, damit diese später sauber entfernt werden können

Solange nur der bisherige Dienstleister die Administratorzugänge hat, hängt Ihr Unternehmen bei der Kündigung von seinem guten Willen ab. Deshalb sichern Sie die Zugänge zuerst.

Dokumentation anfordern

Fordern Sie Netzwerkplan, Liste der Geräte und Server, Konfigurationen, Lizenzübersicht und den Aufbau der Datensicherung an. Fehlt eine Dokumentation, lässt sie sich bei der Bestandsaufnahme neu erstellen. Das braucht etwas mehr Zeit.

Bestandsaufnahme durch den neuen Dienstleister

Der neue Betreuer sollte Ihre IT aufnehmen, bevor er sie übernimmt. Bei uns beginnt das mit einem kostenlosen Erstgespräch. Danach folgt für kleinere Unternehmen der IT-Check für 290 € netto, der bei einer Beauftragung angerechnet wird. Für größere Umgebungen mit mehreren Servern erstellen wir eine IT-Bewertung nach Aufwand mit Angebot. Beide enden mit einem schriftlichen Befund und einer Liste dessen, was vor der Übernahme geklärt sein muss.

Übergabe und Parallelphase

Im Übergabegespräch klären alter und neuer Dienstleister die offenen Punkte. Danach folgt eine kurze Phase, in der der neue Betreuer bereits zuständig ist und der alte für Rückfragen erreichbar bleibt. Erst wenn die Sicherung läuft, alle Zugänge geprüft sind und die Überwachung steht, werden die Zugänge und Werkzeuge des bisherigen Betreuers entfernt.

Was sich nach dem Wechsel ändert

In der IT-Betreuung gelten die Zusagen aus unserem Vertrag. Sie erhalten eine Rückmeldung am selben Werktag, meist in unter 1 Stunde. Bei akuten Ausfällen erreichen Sie den Notdienst rund um die Uhr, und Updates spielen wir außerhalb Ihrer Arbeitszeit ein. Die Vertretung bei Urlaub und Krankheit ist geregelt, ein AV-Vertrag nach DSGVO gehört zum Standard. Die Dokumentation gehört Ihrem Unternehmen, und der Vertrag ist monatlich kündbar. Was das für Ihre Gerätezahl im Monat bedeutet, rechnet der Ratgeber zu den Kosten der IT-Betreuung durch.