3-2-1-Backup-Regel im Unternehmen, und wo sie im Alltag bricht

Fast jedes Unternehmen sagt, dass gesichert wird. Deutlich weniger können sagen, wann zuletzt jemand geprüft hat, ob sich aus dieser Sicherung tatsächlich etwas zurückholen lässt. Genau in dieser Lücke passieren die teuren Fälle.

Die 3-2-1-Regel ist die kürzeste brauchbare Antwort darauf, wie viele Kopien es braucht und wo sie liegen sollen.

Was die drei Zahlen bedeuten

• 3 Kopien Ihrer Daten. Das Original auf dem Server oder im Cloud-Speicher zählt als erste. Es kommen also zwei zusätzliche Kopien dazu.
• 2 verschiedene Speicherarten. Zwei Ordner auf derselben Platte zählen nicht, zwei Platten aus derselben Lieferung auch nicht. Gemeint sind unterschiedliche Wege, etwa ein NAS und ein Speicher im Rechenzentrum.
• 1 Kopie außer Haus. Sie schützt gegen alles, was das Gebäude als Ganzes trifft.

Der Sinn dahinter ist einfach. Jede einzelne Kopie kann ausfallen, und die Regel sorgt dafür, dass kein einzelnes Ereignis alle gleichzeitig erwischt.

Woran die Regel im Alltag scheitert

In Unternehmen sehen wir immer wieder dieselben drei Muster.

Die zweite Kopie liegt im selben Gehäuse. Zwei Platten im Server fühlen sich nach Sicherheit an, teilen sich aber Netzteil, Gehäuse und Standort. Ein Überspannungsschaden nimmt beide mit.

Die Kopie außer Haus ist eine USB-Platte in der Schublade der Geschäftsführung, die zuletzt vor zwei Jahren angeschlossen wurde. Sie erfüllt die Regel auf dem Papier und ist im Ernstfall wertlos, weil der Stand zu alt ist.

Am häufigsten wird synchronisiert statt gesichert. Wer die Ordner des Teams in einen Cloud-Dienst spiegelt, hat eine bequeme zweite Ansicht derselben Daten. Löscht jemand eine Datei, ist sie überall weg. Verschlüsselt ein Trojaner den Ordner, wandert die Verschlüsselung in derselben Minute nach oben.

Warum aus 3-2-1 heute 3-2-1-1-0 wird

Verschlüsselungstrojaner zielen inzwischen gezielt auf die Sicherung. Sie suchen erreichbare Netzlaufwerke und NAS-Freigaben und verschlüsseln sie gleich mit. Eine Sicherung, die dauerhaft am Netz hängt und beschreibbar ist, teilt das Schicksal des Originals.

Deshalb hat sich die Regel um zwei Angaben erweitert:

• 1 Kopie offline oder unveränderbar. Entweder liegt sie physisch getrennt, oder der Speicher erlaubt für einen festgelegten Zeitraum kein Überschreiben.
• 0 Fehler bei der Prüfung. Eine Sicherung gilt erst als gültig, wenn eine Rückspielprobe funktioniert hat.

Die letzte Null ist die wichtigste Ziffer der ganzen Reihe. Auch Cyberversicherer fragen inzwischen genau nach diesen beiden Punkten.

Zweimal im Jahr eine Datei zurückholen

Holen Sie mindestens zweimal im Jahr aus der Sicherung eine echte Datei zurück, am besten eine, die tief in der Ordnerstruktur liegt und ein paar Wochen alt ist. Dabei fällt auf, was sonst niemand merkt.

Prüfen Sie dabei drei Dinge. Ist der Stand aktuell genug? Sind wirklich alle wichtigen Bereiche enthalten, auch die Datenbank der Branchensoftware und die Postfächer? Und wie lange dauert die Rückholung, wenn es den ganzen Server erwischt und nicht nur eine Datei?

Die letzte Frage überrascht am häufigsten. Eine Sicherung, aus der die Wiederherstellung vier Tage dauert, hilft einem Unternehmen wenig, das nach vier Stunden wieder arbeiten muss. Wir führen diesen Test auf Wunsch als dokumentierte Zusatzleistung durch und rechnen ihn nach Zeit ab.

Wie das in einem Unternehmen aussehen kann

Für ein Unternehmen mit fünfzehn Arbeitsplätzen und einem Server bewährt sich folgende Aufteilung. Die Arbeitsdaten liegen auf dem Server, eine tägliche Sicherung geht auf ein NAS im Haus, und eine verschlüsselte Sicherung geht in ein Rechenzentrum, das versionierte Stände über mehrere Wochen vorhält und nachträglich nicht überschrieben werden kann.

Damit sind drei Kopien vorhanden, zwei Speicherarten im Einsatz, und eine Kopie liegt geschützt außer Haus. Was fehlt, ist der Termin für die Rückspielprobe. Wie Sie aus der Regel ein vollständiges Konzept mit Zuständigkeiten und Wiederanlaufzeiten machen, steht unter Backup-Konzept für Unternehmen. Wie wir die Sicherung einrichten und überwachen, beschreibt die Seite Backup & Datensicherung.