IT-Kosten senken: Wo kleine Betriebe wirklich sparen
Die größten Sparhebel in kleinen Betrieben sind unspektakulär: Lizenzen, die niemand mehr nutzt, Verträge, die sich seit Jahren unbesehen verlängern, Hardware, die zu früh ersetzt statt aufgerüstet wird, und Ausfälle, die als Notfall dreimal so teuer sind wie ihre Vorbeugung. Gespart wird dagegen oft an den zwei falschen Stellen: Datensicherung und Sicherheit. Ein IT-Check für 346 € listet die Sparstellen schriftlich auf, der Betrag wird bei einer Umsetzung angerechnet.
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Der Grund, warum IT-Kosten unsichtbar sind
In kleinen Betrieben gibt es selten eine Zahl „IT-Kosten pro Jahr“. Es gibt viele kleine: die Lizenz hier, der Vertrag da, der Notfall-Einsatz im März, das neue Notebook im August. Weil niemand addiert, entscheidet auch niemand. Genau deshalb beginnt Sparen mit dem Auflisten.
Hebel 1: Lizenzen, die niemand mehr nutzt
Der Klassiker: Microsoft-365-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter, das Grafikprogramm aus einem Projekt von vor drei Jahren, doppelte Virenschutz-Abos, weil der neue Vertrag den alten nie abgelöst hat. Lizenzkosten wachsen still, weil jede einzelne Position klein ist. Einmal im Jahr die Liste gegen die echten Nutzer halten reicht, um den Bestand sauber zu bekommen.
Hebel 2: Verträge, die sich unbesehen verlängern
Provider, Telefonanlage, Hosting, Wartungsverträge alter Geräte: Verträge aus der Zeit der Gründung laufen oft zu Konditionen weiter, die der Markt längst unterboten hat, oder decken Geräte ab, die gar nicht mehr im Haus stehen. Vor jeder Verlängerung eine halbe Stunde Prüfung ist die am besten bezahlte Zeit im IT-Jahr.
Hebel 3: Hardware aufrüsten statt ersetzen
Ein zäher Rechner ist selten ein alter Rechner. Mit einer SSD und mehr Arbeitsspeicher wird aus vielen Geräten wieder ein flottes, für einen Bruchteil des Neupreises. Umgekehrt gilt: Ein Server, der die Arbeit von zehn Leuten trägt, wird nicht auf Verschleiß gefahren. Die Rechnung geht über die Nutzungsdauer, nicht über den Kaufpreis.
Hebel 4: Vorbeugen ist billiger als Notfall
Die teuerste IT-Stunde ist die, in der der Betrieb steht. Ein Notfall-Einsatz kostet neben dem Zuschlag vor allem den Ausfall aller, die nicht arbeiten können. Die meisten dieser Ausfälle kündigen sich an: volle Festplatten, fehlgeschlagene Sicherungen, ausgelassene Updates. Eine Wartung ab 35 € pro Gerät im Monat oder eine Betreuung ab 69 € fängt genau das ab.
Hebel 5: Jemand steuert die Ausgaben
Der stillste Kostentreiber ist fehlende Steuerung: Angebote werden angenommen, weil niemand sie beurteilen kann, Anschaffungen passieren im Notfall statt nach Plan. Ab etwa zehn Arbeitsplätzen lohnt deshalb ein externer IT-Leiter, der Budget und Dienstleister im Blick behält, stundenweise gebucht, ohne eigene Stelle.
Die zwei Stellen, an denen Sparen teuer wird
Bei der Datensicherung und bei der Absicherung der Zugänge dreht sich die Rechnung um. Beides kostet laufend wenig. Der eine Vorfall, den es verhindert, kostet dagegen schnell mehr als viele Jahre der Vorsorge, im schlimmsten Fall den Betrieb. Wer sparen will, spart überall, nur nicht hier.
Wissen, was Ihre IT kostet und was davon weg kann?
Im IT-Check für 346 € gehen wir Geräte, Verträge, Lizenzen und Sicherung durch. Sie bekommen die Sparstellen schriftlich, mit Beträgen. Wird eine Umsetzung beauftragt, ist der Check angerechnet.
Inhaber von IT Service Wagner in Rheinbrohl, seit über 15 Jahren in der IT. Repariert, vernetzt und betreut Rechner zwischen Koblenz, Neuwied und Bonn. Mehr über uns