IT-Kosten senken: Wo Unternehmen wirklich sparen

Warum IT-Kosten unsichtbar sind

In kleineren Unternehmen gibt es selten eine Zahl „IT-Kosten pro Jahr“. Es gibt viele kleine: die Lizenz hier, der Vertrag da, der Notfall-Einsatz im März, das neue Notebook im August. Weil niemand addiert, entscheidet auch niemand. Genau deshalb beginnt Sparen mit dem Auflisten.

Hebel 1: Lizenzen, die niemand mehr nutzt

Der Klassiker: Microsoft-365-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter, das Grafikprogramm aus einem Projekt von vor drei Jahren, doppelte Virenschutz-Abos, weil der neue Vertrag den alten nie abgelöst hat. Lizenzkosten wachsen still, weil jede einzelne Position klein ist. Einmal im Jahr die Liste gegen die echten Nutzer halten reicht, um den Bestand sauber zu bekommen.

Hebel 2: Verträge, die sich unbesehen verlängern

Provider, Telefonanlage, Hosting, Wartungsverträge alter Geräte: Verträge aus der Zeit der Gründung laufen oft zu Konditionen weiter, die der Markt längst unterboten hat, oder decken Geräte ab, die gar nicht mehr im Haus stehen. Vor jeder Verlängerung eine halbe Stunde Prüfung ist die am besten bezahlte Zeit im IT-Jahr.

Hebel 3: Hardware aufrüsten statt ersetzen

Arbeitsplatzrechner müssen nicht nach festem Turnus ersetzt werden. Eine SSD und mehr Arbeitsspeicher verlängern die Nutzungsdauer vieler Geräte für einen Bruchteil des Neupreises. Umgekehrt gilt: Ein Server, der die Arbeit von zehn Leuten trägt, wird nicht auf Verschleiß gefahren. Die Rechnung geht über die Nutzungsdauer, nicht über den Kaufpreis.

Hebel 4: Vorbeugen ist billiger als Notfall

Die teuerste IT-Stunde ist die, in der der Betrieb steht. Ein Notfall-Einsatz kostet neben dem Zuschlag vor allem den Ausfall aller, die nicht arbeiten können. Die meisten dieser Ausfälle kündigen sich an: volle Festplatten, fehlgeschlagene Sicherungen, ausgelassene Updates. Eine Wartung ab 29 € netto pro Gerät im Monat oder eine Betreuung ab 57 € netto fängt genau das ab. Wer das nicht selbst im Blick behalten will, übergibt es als Managed Services an einen Dienstleister. Monitoring, Updates und Backup-Kontrolle laufen dann als fester Monatsbeitrag mit, und der Ausfall fällt auf, bevor er den Betrieb trifft.

Der teuerste Fall dieser Sorte ist ein Server, dessen Support ausläuft. Für Windows Server 2016 endet er im Januar 2027, und wer die Umstellung erst danach angeht, zahlt sie unter Zeitdruck. Was dabei zu klären ist, steht unter Windows Server 2016 ohne Updates.

Hebel 5: Jemand steuert die Ausgaben

Der stillste Kostentreiber ist fehlende Steuerung: Angebote werden angenommen, weil niemand sie beurteilen kann, Anschaffungen passieren im Notfall statt nach Plan. Ab etwa zehn Arbeitsplätzen lohnt deshalb ein externer IT-Leiter, der Budget und Dienstleister im Blick behält, stundenweise gebucht, ohne eigene Stelle.

Der erste Schritt kostet weniger. Der IT-Check listet schriftlich auf, was Ihre IT im Jahr kostet, welche Verträge laufen und welche der fünf Hebel bei Ihnen überhaupt etwas bringen. Diese Zahlen brauchen Sie, bevor Sie irgendwo streichen.

Wo Sparen teuer wird

Bei der Datensicherung und bei der Absicherung der Zugänge dreht sich die Rechnung um. Beides kostet laufend wenig. Der eine Vorfall, den es verhindert, kostet dagegen schnell mehr als viele Jahre der Vorsorge, im schlimmsten Fall das Unternehmen. Wer sparen will, spart überall, nur nicht hier.