Was macht ein externer IT-Leiter, und ab wann lohnt er sich?

Zwischen „läuft nebenher“ und „eigene Stelle“ klafft eine Lücke

Bei drei Arbeitsplätzen führt niemand die IT, und das ist in Ordnung. Ab etwa 150 Mitarbeitern gibt es dafür meist eine eigene Abteilung. Dazwischen stecken die meisten Handwerksbetriebe, Produktionsbetriebe, Praxen und Kanzleien. Die IT ist geschäftskritisch geworden, aber niemand ist für sie zuständig, oder eine einzelne IT-Person trägt alles allein.

Woran man die Lücke erkennt:

• Verträge und Lizenzen verlängern sich unbesehen, weil niemand sie vor der Frist prüft.
• Angebote von Dienstleistern werden nach Bauchgefühl angenommen, weil niemand die Positionen beurteilen kann.
• Was die IT im Jahr kostet, weiß niemand genau, es steht auf vielen kleinen Rechnungen.
• Die Frage, ob die Sicherungen geprüft sind, hat keinen Adressaten.

Keiner dieser Punkte ist ein Notfall. Zusammen sind sie der Grund, warum IT im Unternehmen teurer ist als nötig und unsicherer als gedacht.

Wer zuerst wissen will, wie groß die Lücke im eigenen Unternehmen ist, beginnt mit dem IT-Check für 290 € netto. Sie erhalten schriftlich, was die IT im Jahr kostet, wo Sicherungen und Verträge stehen und was zuerst dran ist. Bei einer Beauftragung rechnen wir den Betrag an. Danach lässt sich entscheiden, ob es die Führungsrolle braucht oder erst einmal Ordnung reicht.

Was der externe IT-Leiter konkret übernimmt

Die Rolle ist dieselbe wie bei einem angestellten IT-Leiter, nur im Umfang auf die Unternehmensgröße zugeschnitten:

• Budget und Jahresplanung. Was wird dieses Jahr erneuert, was kann warten, was kostet das? Am Ende steht ein Plan mit Beträgen.
• Dienstleister und Verträge steuern. Wir holen Angebote ein und prüfen sie, halten Leistungen nach und sehen uns vor Verlängerungen die Konditionen an.
• Sicherheit verantworten. Datensicherung, Updates, Zugriffe und Notfallplan haben einen Zuständigen, der regelmäßig prüft. Das ist auch die belastbare Antwort für Cyberversicherung und Kundenfragebögen.
• Berichten. Ein festes Gespräch mit der Geschäftsführung pro Monat, mit Entscheidungsvorlagen statt Problemlisten.

Steuerung und Umsetzung lassen sich trennen oder zusammenlegen. Wenn Sie beides aus einer Hand wollen, ist die externe IT-Abteilung der passende Rahmen. Ihr Team ruft direkt bei uns an, und die Planung liegt in derselben Hand. Wollen Sie Ihren bisherigen Dienstleister behalten, übernehmen wir nur die Steuerung und prüfen dessen Angebote. Steht ein Wechsel an, hilft der Ratgeber IT-Dienstleister wechseln.

Was es kostet

Bei uns läuft die Rolle als monatliches Stundenkontingent zu 95 € netto je Stunde, monatlich kündbar. Typisch sind vier Stunden im Monat. Größere Unternehmen oder solche mit laufenden Projekten liegen bei acht Stunden.

Eine angestellte IT-Leitung kostet mit Gehalt, Nebenkosten und Ausstattung ein Vielfaches, und die Stelle ist in dieser Unternehmensgröße selten auszulasten. Genauso gilt die Untergrenze. Unter etwa zehn Arbeitsplätzen brauchen die meisten Unternehmen keinen IT-Leiter. Dort reicht eine laufende IT-Betreuung zu 57 € netto je Gerät im Monat, dazu alle ein, zwei Jahre eine Beratung vor größeren Entscheidungen. Wie sich der Monatsbeitrag zusammensetzt, rechnen wir unter Was kostet IT-Betreuung? vor.

Drei Namen für dieselbe Rolle

Interim-Manager, CIO as a Service und IT-Leiter auf Zeit meinen dieselbe Idee, Führungsarbeit ohne Festanstellung, in verschiedenen Formaten. Der Interim-IT-Manager springt meist in Vollzeit für einige Monate ein, etwa nach einer Kündigung. CIO as a Service und IT-Leiter auf Zeit beschreiben die Dauerrolle mit kleinem Kontingent. Das ist unser Modell, die Führungsarbeit, die ein Unternehmen mit zehn bis 150 Mitarbeitern wirklich braucht, stundenweise und mit geregelter Vertretung bei Urlaub und Krankheit.